communicatie Archieven - Yard zorgsites

Hoe communiceer ik informatie rondom het coronavirus en de coronavaccinatie op mijn website?

door Jacqueline | jan 28, 2021 | Blogs

Het Coronavirus speelt nog altijd een rol binnen huisartsenpraktijken, gezondheidscentra en apotheken. De overheid kondigt regelmatig nieuwe maatregelen aan om verdere verspreiding van het virus te voorkomen. Een actuele ontwikkeling hierin is de start van het vaccineren. Nederland is op 6 januari 2021 begonnen met vaccineren. Er is een begin gemaakt met het vaccineren van zorgpersoneel in de acute zorg, zoals artsen en verpleegkundigen op de intensive care en de spoedeisende hulp. In een overzicht van de NOS ziet u welke volgorde van vaccineren Nederland hanteert.

Juist nu is het belangrijk uw patiënten duidelijk te informeren over deze veranderingen. Dit zodat u zeker weet dat patiënten op de hoogte zijn van de maatregelen en hiervoor niet onnodig de praktijk bellen. Goede communicatie is daarom essentieel. In een van onze andere blogs leggen wij uit hoe u belangrijke berichten communiceert met uw patiënten. Hier kunt u de blog Hoe communiceer ik belangrijke berichten naar mijn patiënten? lezen.

In deze blog geven wij een aantal tips om uw patiënten goed te informeren over de maatregelen en de vaccins met betrekking tot het coronavirus.

Tip 1 – Voeg een informatieve tekst met een mededeling over het coronavirus toe aan uw website.

Afbeelding 1: voorbeeld tekstblok coronanieuws

Om uw patiënten goed te informeren over het coronavirus is het plaatsen van een corona mededeling belangrijk. Dit kunt u doen door het plaatsen van een tekst met daarin antwoorden op veelvoorkomende vragen van patiënten, zoals “Wanneer moet ik mijn huisarts bellen en wanneer niet?” en “Op welke manier kan ik ervoor zorgen dat ik minder kans loop om het coronavirus te krijgen?”. Op deze manier kunnen uw patiënten snel antwoord vinden op hun vragen. Het goed en duidelijk informeren naar patiënten zorgt er onder andere voor dat patiënten minder naar de praktijk bellen, er minder mensen zonder afspraak de praktijk bezoeken en er minder vragen gesteld worden. Dat komt, omdat patiënten het antwoord op hun vraag al gevonden hebben op de website.

In de afbeelding hierboven ziet u een voorbeeld van een informatieblok over het coronavirus. In dit blok wordt verwezen naar de websites van het RIVM en Thuisarts.nl. Deze websites én het genoemde telefoonnummer zorgen ervoor dat patiënten zelf niet op zoek hoeven naar informatie. Wanneer zij wel zelf op zoek zouden gaan naar informatie, kunnen ze op websites met onjuiste informatie komen. Dit kan leiden tot juist meer vragen. Wanneer u zelf ook informatie over het coronavirus in een tekstblok plaatst, zorg er dan voor dat dit tekstblok bovenaan in uw website wordt getoond. Verder raden wij aan het blok ook een opvallende kleur te geven. Het opvallende kleurgebruik en de prominente plek op de website zorgen ervoor dat uw bezoeker de informatie snel en gemakkelijk kan vinden. Hierdoor is de bezoeker goed geïnformeerd en ontvangt u minder vragen.

Tip 2 – Het toevoegen van een pop-up met belangrijke informatie.

Afbeelding 2: voorbeeld calamiteitenmelder

Sinds 5 december 2020 is het verplicht om in publieke ruimtes een mondkapje te dragen. Deze regel geldt ook binnen veel huisartsenpraktijken, gezondheidscentra en apotheken. Het is noodzakelijk dat uw patiënten op de hoogte zijn van de mondkapjesverplichting binnen uw praktijk. Daarom is het van belang om deze informatie duidelijke te communiceren op uw website. Een duidelijk zichtbare manier is bijvoorbeeld een pop-up melding. Middels een pop-up kunt u uw bezoeker direct informeren van deze situatie.

De afbeelding hierboven is een voorbeeld van een pop-up melding met daarin het dringende advies om een mondkapje te dragen binnen de praktijk. Door deze melding te gebruiken wordt een patiënt direct bij het bezoeken van uw website geattendeerd op het feit dat het dragen van een mondkapje verplicht is in de praktijk. Deze melding wordt pas gesloten wanneer de bezoeker actief op de sluitknop klikt. Dit zorgt ervoor dat de bezoeker goed ziet waar de melding over gaat. Op deze manier kun je als praktijk, gezondheidscentrum of apotheek snel en duidelijk patiënten laten weten wat er speelt en zorgt er ook voor dat meer mensen zich aan dit advies houden.

Tip 3 – Triage vragen bij het maken van een online afspraak.

Afbeelding 3: voorbeeld triage vragen

Wanneer uw patiënten de mogelijkheid hebben om via de website een afspraak te maken, raden wij aan om online triage vragen toe te voegen. Patiënten kunnen voor het maken van een online afspraak, bijvoorbeeld door middel van een aankruisvakje, verklaren dat ze op te hoogte zijn van de situatie binnen uw praktijk én aangeven geen klachten te hebben die betrekking hebben op COVID-19. Daarbij kunt u uw patiënten er nogmaals op attenderen dat het meenemen en dragen van een mondkapje verplicht is bij het bezoek. Dit zodat zij hier van te voren van op de hoogte zijn. Zo maakt u patiënten meer bewust van de huidige situatie en voorkomt dat ze met COVID-19 klachten naar uw praktijk komen. Op deze manier is het weer mogelijk voor patiënten om online afspraken te maken, wat zorgt voor minder drukte aan de telefoon.

Ik krijg veel vragen van patiënten die geen mondkapje willen dragen, hoe geef ik duidelijk aan dat ik hier als huisarts geen verklaring voor kan geven?

De overheid heeft een uitzondering gemaakt voor mensen die geen mondkapje kunnen dragen vanwege een beperking of ziekte. Wanneer dit het geval is kunnen zij dit zelf aangeven door middel van een kaartje. Het kaartje en de toelichting ervan kunt u vinden op de website van Vilans. (Huis)artsen mogen geen verklaring afgeven voor hun eigen patiënten. U kunt uw patiënten wijzen op het kaartje. Het hierop attenderen kunt u op verschillende manieren doen binnen uw website, bijvoorbeeld door op de website een apart kopje aan te maken waar deze informatie vindbaar is. Het is belangrijk dat u deze informatie duidelijk zichtbaar vermeld. Dit voorkomt onnodige telefoontjes naar de praktijk en bespaart u hiermee veel tijd.

Tip 4 – Vermeld duidelijk alle informatie die u heeft over de vaccinaties voor het coronavirus

Afbeelding 4: voorbeeld informatie over coronavaccins op een website

Uw patiënten hebben waarschijnlijk veel vragen over de vaccinaties voor het coronavirus. Daarom is het belangrijk om zoveel mogelijk belangrijke informatie over de vaccinaties op uw website te zetten. Om ervoor te zorgen dat uw website overzichtelijk blijft, raden wij aan niet te veel informatie op de homepagina te zetten. Op uw homepagina kunt u een bovenin de website een duidelijk tekstblok plaatsen waarin u verwijst naar een losse pagina met veelgestelde vragen. Op deze manier hoeft u slechts eenmaal het bericht op de homepagina te zetten. Zodra u meer vragen kunt beantwoorden, voegt u aan de losse veelgestelde vragen pagina vragen en antwoorden toe. Op deze losse pagina kunt u ook linkjes toevoegen naar betrouwbare bronnen, zoals het RIVM en de GGD. Op deze manier zorgt u ervoor dat patiënten goed op de hoogte zijn van de actuele ontwikkelingen, sneller de benodigde informatie kunnen vinden en minder snel de praktijk bellen.

Kortom, door het toevoegen een opvallend informatie tekstblok, een pop-up melding, triage vragen bij het maken van een online afspraak en het vermelden van informatie rondom het vaccin, zijn uw patiënten beter geïnformeerd over de coronamaatregelen in uw praktijk, apotheek of gezondheidscentrum. Dit helpt de werkdruk in de praktijk te verlagen. Zo houdt u meer tijd over voor het verlenen van zorg.

Meer vragen of advies nodig? Neem contact met ons op via de contactpagina.

* Alle afbeeldingen zijn afkomstig van yard zorgsite websites

Zo informeert u uw patiënten over inzage in het medisch dossier en de opkomende PGO’s

door Jacqueline | jul 31, 2020 | Blogs

Per 1 juli 2020 heeft een patiënt recht op gratis elektronische inzage én een elektronisch afschrift van zijn of haar medisch dossier. De wet die patiënten het recht geeft om zelf te bepalen welke gegevens er te zien zijn voor welke zorgverlener is voorlopig nog uitgesteld (bron: LHV). MedMij, de Nederlandse standaard voor het veilig uitwisselen van gezondheidsgegevens tussen de patiënt en zorgprofessionals, geeft aan dat de persoonlijke gezondheidsomgevingen binnen een niet al te lange tijd beschikbaar zullen worden gesteld. In deze persoonlijke gezondheidsomgeving kan de patiënt eenvoudig zien welk advies hij of zij krijgt van de (huis)arts, welke medicijnen hij of zij nodig heeft en er kan tegelijkertijd gecommuniceerd worden met meerdere zorgverleners. Hoe kunt u als zorgverlener deze ontwikkelingen het beste communiceren naar uw patiënten? In deze blog geven we tips voor de patiëntcommunicatie rondom elektronische inzage in het medisch dossier en de opkomende persoonlijke gezondheidsomgevingen (PGO’s) .

Vóór PGO, maar wel met zorgen

Al eerder publiceerden wij het artikel Persoonlijke gezondsheidsomgeving in 2020 verplicht, al geregeld?. In dit artikel bleek uit een peiling onder 561 zorgverleners, dat 75 procent vóór een online inzage van het medisch dossier is. Echter, bij zorgverleners waren er wel wat zorgen. Zo zijn zorgverleners bang voor extra administratieve lasten, wordt het niet als positief gezien dat de patiënt zelf mag beslissen welke zorgverlener welke gegevens mag inzien én zijn zorgverleners bang dat patiënten de informatie niet begrijpen en hierdoor onnodig overstuur raken.

Hoe kunnen we om gaan met deze zorgen?

Om deze zorgen te kunnen wegnemen, hebben wij een paar tips voor u opgesteld. Met deze tips kunt u uw patiënten zo goed mogelijk informeren over de mogelijkheden van de inzage in het medisch dossier en de werking van de PGO’s.

Tip 1 – Zorg ervoor dat u de patiënten op de hoogte stelt van de veranderingen en geef advies over de mogelijkheden.

Voor u als zorgverlener is het al langere tijd bekend dat patiënten per 1 juli 2020 de mogelijkheid moeten hebben tot een (online) inzage in hun medisch dossier. Er bestaat een grote kans dat uw patiënten hier nog weinig tot niets over weten. Daarom is het van belang om duidelijk te communiceren over wat de verandering inhoudt en welke mogelijkheden er zijn voor de patiënt. Een goede manier om dit te doen is via uw praktijkwebsite. Bij een praktijkwebsite van Yard Zorgsites kunt u eenvoudig een pagina op uw website aanmaken met de belangrijkste informatie. Door op uw homepagina te verwijzen naar deze pagina kunnen patiënten deze informatie gemakkelijk vinden.

Een voorbeeld van een pagina met informatie over het medisch dossier voor patiënten kunt u hier vinden: voorbeeldpagina. Deze voorbeeldpagina kunt u overnemen en zo nodig aanpassen. Zorg er daarnaast voor dat u op de homepagina van uw praktijkwebsite verwijst naar deze losse pagina, bijvoorbeeld via een ‘handig om te weten’-item. Hieronder ziet u een afbeelding van hoe dit eruit kan zien op uw website. Verder is het ook mogelijk om naar de pagina te verwijzen in een nieuwsbrief of in het hoofdmenu van uw website.

Afbeelding 1: verwijzing naar pagina met uitleg over het bekijken van het online medisch dossier

Tip 2 – Geef de patiënten inzicht in de positieve effecten van inzage in het medisch dossier.

Informeer uw patiënten over het feit dat online inzage in het medisch dossier een positieve ontwikkeling is voor het behandeltraject. Bied deze informatie actief aan in uw praktijk en op uw website. Dit kan bijvoorbeeld door het maken van een informatiefolder, het tonen van informatie op wachtkamerschermen of het aanmaken van een pagina op de website (zie tip 1). Hierin kunt u puntsgewijs opsommen waarom patiënten inzicht krijgen in hun medisch dossier en wat voor positieve effecten dit heeft voor hun gezondheid en behandeltraject. Dit kunt u later uitbreiden met informatie over het gespecificeerd aangeven welke medische gegevens van de patiënt gedeeld mogen worden met welke zorgverleners. Maak in de informatieverstrekking een selectie van de meest belangrijke punten en verwijs ze voor meer informatie door naar uw praktijk. Per genoemd punt kunt u een korte beschrijving geven, zodat de patiënt goed geïnformeerd is. Dit is zeker van belang wanneer het ook mogelijk wordt voor de patiënt om te kiezen welke zorgverlener welke informatie mag inzien. Eventueel zou u dit ook kunnen toelichten in een video, zodat u net iets meer uitleg kunt geven en het wat persoonlijker kunt maken. Daarnaast stelt OPEN een toolkit met voorlichtingsmateriaal beschikbaar voor patiënten.

Tip 3 – Zorg ervoor dat uw communicatie over de inzage in het medisch dossier en de tekst in het medisch dossier begrijpelijk zijn voor de patiënt.

Om te voorkomen dat patiënten niet begrijpen wat er in het medisch dossier staat, kunt u ervoor kiezen om in het medisch dossier eerst een alinea te schrijven, waarin alles in een eenvoudig te begrijpen taal wordt uitgelegd. Later kunt u als zorgverleners onder elkaar in vakjargon communiceren. Laat de patiënten ook weten dat de bovenste alinea speciaal voor hen bedoeld is, zodat zij hun medisch dossier kunnen volgen en niet onnodig in paniek hoeven te raken. Wanneer u goed gebruik maakt van de eerste alinea en hierin duidelijk communiceert, zal de patiënt gerustgesteld worden en de praktijk minder vaak hoeven te contacteren voor een verdere toelichting. Ook kunt u verwijzen naar het document van het NHG met patiëntvriendelijke omschrijvingen per ICPC-code. Dit document is hier te downloaden. Verder is het verstandig om dit document ook op uw website te zetten, zodat patiënten deze ook thuis kunnen raadplegen. Op onze voorbeeldpagina met communicatie over de inzage van het medisch dossier kunt u zien hoe u zo’n document duidelijk op uw website kunt neerzetten: voorbeeldpagina.

Kortom de inzage in het medisch dossier en de opkomst van de PGO bieden veel voordelen voor patiënten en zorgverleners. Dat blijkt ook uit het onderzoek, waarin 75 procent van de zorgverleners aangaf dat zij vóór de online inzage zijn. Zorg ervoor dat uw patiënten goed geïnformeerd zijn en niet onnodig in paniek raken door de volgende tips te gebruiken:

Zorg ervoor dat u de patiënten op de hoogte stelt van de veranderingen en geef advies over de mogelijkheden.
Geef de patiënten inzicht in de positieve effecten van inzage in het medisch dossier.
Zorg ervoor dat uw communicatie over de inzage in het medisch dossier en de tekst in het medisch dossier begrijpelijk zijn voor de patiënt.

Meer vragen of advies nodig? Neem contact met ons op via de contactpagina